Portal regionalny i ePUAP: Moduł 4

W epoce powszechnej komunikacji elektronicznej i mediów społecznościowych chcielibyśmy kontaktować się z urzędem administracji publicznej w sposób podobnie wygodny jak kontaktujemy się między znajomymi osobami lub między firmami. Podstawowym narzędziem komunikacji z urzędem jest elektroniczna skrzynka podawcza

Uwierzytelniona komunikacja elektroniczna

Żeby nasza komunikacja elektroniczna z urzędem miała moc prawną, wprowadzono drogą ustawową odpowiednie regulacje pozwalające traktować uwiarygodnioną komunikację elektroniczną z urzędem tak samo jak korespondencję papierową uwierzytelnioną własnoręcznym podpisem.

Wzajemność komunikacji elektronicznej i uznawanie pism za doręczone

Jeżeli obywatel zainicjuje komunikację drogą elektroniczną, urząd ma obowiązek odpowiedzieć w taki sam sposób. Obowiązują też analogiczne do tradycyjnej korespondencji zasady uznawania pism za doręczone.

Sposoby uwierzytelniania komunikacji elektronicznej

Sprawy urzędowe wymagają zwykle wiarygodnej identyfikacji osób – nie chcielibyśmy przecież, żeby ktoś inny mógł się podszyć pod nas i pozyskiwać nasze dane lub działać w naszym imieniu bez naszej wiedzy i zgody. Dlatego wprowadzono profil zaufany ePUAP, a także umożliwiono uwierzytelnianie się podpisem elektronicznym.

Komunikacja bez uwierzytelniania

Istnieje jednak wiele sytuacji w relacji obywatela i przedsiębiorcy z urzędem administracji publicznej, które nie wymagają specjalnego uwierzytelniania – wtedy wystarczy zwykły e-mail lub użycie elektronicznej skrzynki podawczej bez kwalifikowanego uwierzytelniania.

Podpisywanie pism elektronicznych za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP

W tej części pokażemy jak założyć profil zaufany ePUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny oraz jak ich używać.

Metody uwierzytelniania osoby komunikującej się z urzędem

Żeby umożliwić uwierzytelnianie korespondencji elektronicznej między obywatelem a urzędem powstały narzędzia pozwalające na wiarygodną identyfikację osoby komunikującej się z urzędem przez Internet. Do wyboru mamy dwie podstawowe metody:

· profil zaufany ePUAP,

· kwalifikowany podpis elektroniczny.

Porównanie profilu zaufanego ePUAP i podpisu elektronicznego

Zaufany profil ePUAP dostępny jest bezpłatnie dla wszystkich obywateli, ale używany jest tylko na centralnej platformie ePUAP.

Podpis elektroniczny wymaga opłaty, ale za to jest narzędziem uniwersalnym i może być wykorzystywany w wielu miejscach, instytucjach i sytuacjach. Najczęściej wykorzystywany jest przez przedsiębiorców, choć dostępny jest dla wszystkich obywateli.

Informacje potrzebna do założenia konta ePUAP

Żeby zacząć używać zaufanego profilu ePUAP trzeba założyć na tej platformie swoje konto. Wymaga to podania zestawu danych identyfikujących takich jak:

· imię,

· nazwisko,

· PESEL,

· NIP (jeżeli został nadany),

· adres zamieszkania,

· adres e-mail

Trzeba też wymyślić i podać własny identyfikator, który będzie nam służył do logowania się na portalu oraz indywidualne hasło składające się z co najmniej 8 znaków, cyfry i znaku specjalnego.

Zakładanie profilu zaufanego ePUAP

Po zatwierdzeniu wniosku o założenie profilu wybieramy już tylko sposób przekazywania kodów autoryzacji (przez e-mail lub SMSem na podany przez nas numer telefonu).

I właściwie tyle mogłoby wystarczyć, ale istnieje niebezpieczeństwo, że nieuczciwa osoba posiadające skądś nasze dane (a przecież podajemy je w bardzo wielu miejscach) spróbuje założyć zaufany profil w naszym imieniu.

Dlatego konieczne jest jednorazowe potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek. Wymaga to okazania dowodu tożsamości i własnoręcznego podpisania wniosku w jednym z Punktów Potwierdzeń. Lista takich punktów znajduje się na stronie portalu ePUAP – zwykle są to urzędy administracji publicznej, oddziały ZUS lub od niedawna także placówki Poczty Polskiej i niektóre banki.

Korzystanie z profilu zaufanego ePUAP

Początek wymaga trochę wysiłku, ale jak już zrobimy ten krok, będziemy mogli składać oficjalne pisma drogą elektroniczną po zwykłym zalogowaniu się do profilu zaufanego ePUAP (wpisaniu identyfikatora i hasła). Każdy podpis na dokumencie będzie wtedy uwierzytelniany kodem, który otrzymamy przez SMS lub e-mail i wpiszemy w wymaganym miejscu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Elektroniczny podpis pełni tu rolę identyczną z podpisem własnoręcznym uwierzytelnionym dokumentem tożsamości.

Lista firm, które umożliwiają zakup zestawu do bezpiecznego podpisu elektronicznego jest prowadzona przez Narodowy Bank Polski i udostępniana na stronie www.nccert.pl. Jednorazowa autoryzacja zestawu wymaga z kolei udania się do Punktu Rejestracji.

Składanie pism za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej w Regionalnej Platformie Komunikacji Elektronicznej

W tej części pokażemy jak korzystać z elektronicznej skrzynki podawczej w Regionalnej Platformie Komunikacji Elektronicznej

Elektroniczna Skrzynka Podawcza w RPKE

Jak w praktyce wygląda komunikacja z urzędem? Wybierzmy pozycję RPKE na pasku nawigacyjnym Portalu Regionalnego.

Znajdziemy się na stronie głównej RPKE (w Portalu pojawia się też nazwa Elektroniczna skrzynka podawcza). Widzimy menu główne RPKE zawierające pozycje:

· Strona główna – zawiera podstawowe informacje o RPKE oraz narzędzia do rejestracji i logowania

· Korespondencja – zawiera listy wysłane i przesłane do użytkownika

· Formularze – zawiera przygotowane przez urzędy formularze gotowe do wypełnienia

· Narzędzia – zawiera narzędzia do weryfikacji korespondencji

· Pomoc – zawiera informacje o tym jak korzystać z RPKE

· Kontakt – do osób odpowiedzialnych za działanie RPKE

Jeżeli po wejściu do RPKE nie widzisz pozycji Korespondencja to znaczy, że nie jesteś zalogowany – na początek zaloguj się w sposób opisany w module 2 tego kursu.

Logowanie

Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej jest jedną z usług Portalu Regionalnego, dlatego nie wymaga tworzenia osobnego konta, a logowanie jest wspólne z portalem.

Jednak obok opcji logowania przez konta usług społecznościowych (Google, Facebook) pojawia się też opcja logowania za pomocą konta ePUAP. Oznacza ona, że jeżeli w danej chwili użytkownik jest zalogowany na swoim koncie ePUAP, a następnie przejdzie do Regionalnej Platformy Komunikacji Elektronicznej, to będzie mógł się do niej automatycznie zalogować po wybraniu opcji logowania przez ePUAP.

Pisma odebrane i wysłane

Część Korespondencja zawiera dwie zakładki:

· Odebrane – to wszelkie pisma które zostały do nas wysłane za pośrednictwem RPKE

· Wysłane – to wszelkie pisma, które sami wysłaliśmy za pomocą RPKE

Każda z zakładek zawiera listę dokumentów z możliwością sortowania i filtrowania.

Pusta skrzynka podawcza

Zaraz po utworzeniu konta nie mamy jeszcze żadnych pism odebranych ani wysłanych. Od czego w takim razie zacząć?

Formularze

Część Formularze zawiera listę gotowych formularzy ułatwiających komunikację z urzędem. Użytkownikom łatwiej jest wykorzystać szablon, zamiast wymyślać układ pisma od podstaw, a urzędnikom łatwiej jest zidentyfikować i odpowiedzieć na pismo o stałej strukturze.

Być może niepotrzebnie martwisz się, że nie znajdziesz wzoru odpowiedniego do sytuacji – zawsze możesz wykorzystać wzór o nazwie pismo ogólne.

Jak przygotować i wysłać pismo?

Jak przygotować pismo?

1. Wybierz formularz na liście w zakładce Formularze

2. Kliknij w wybrany formularz i rozpocznij wypełnianie zgodnie z widocznymi na formularzu instrukcjami

3. Kliknij Dalej i zweryfikuj dokument – jeżeli uznasz, że coś trzeba poprawić, to skorzystaj z przycisku Wróć do edycji

4. Kliknij Zapisz

5. Jeżeli nie zdążyłeś skończyć możesz przejść na zakładkę Wznów wypełnianie dokumentu, a następnie dokończyć pismo

6. Kiedy pismo jest już naprawdę gotowe przejdź do zakładki Prześlij gotowy dokument i wybierz opcję Wyślij

7. Na górze ekranu pojawi się komunikat Dokument został wysłany

Przygotowanie pisma podsumowanie

Podsumujmy jeszcze kroki przygotowania i wysłania pisma, W razie jednorazowego, od razu poprawnego wypełnienia dokumentu wystarczy przejść przez kroki oznaczone pogrubieniem.

Podpisywanie dokumentu

Niektóre formularze wymagają podpisu, a inne go nie wymagają, są też takie, które nie wymagają nawet logowania, ale nie dotyczą one z reguły spraw załatwianych w urzędzie, a jedynie uwag do urzędu lub do działania usługi elektronicznej.

Jeżeli podpis jest wymagany przed przesłaniem gotowego dokumentu musisz wybrać jedną z dwóch form uwierzytelnienia dokumentu:

· Podpisz certyfikatem kwalifikowanym

· Podpisz profilem zaufanym ePUAP

Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami właściwymi dla każdej z tych metod uwierzytelniania. Zakończenie procedury jest równoznaczne z wysłaniem pisma.

Poświadczenia wysłania i odbioru dokumentu

Jeżeli potrzebujesz poświadczenia faktu wysłania dokumentu i odebrania go przez właściwy urząd skorzystaj z widocznych na liście wysłanych dokumentów w kolumnie Poświadczenia przycisków:

· UPP – Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia, które jest dowodem na przesłanie dokumentu

· UPD – Urzędowe Poświadczenie Doręczenia, które jest dowodem odebrania przez Ciebie odpowiedzi administracyjnej.

Składanie pism za pośrednictwem portalu ePUAP

W tej części pokażemy jak składać pisma wykorzystując elektroniczną skrzynkę w portalu ePUAP

Składanie pisma w portalu ePUAP

Składanie pisma za pośrednictwem ePUAP należy rozpocząć od zalogowania się do swojego konta w portalu. Kolejnym krokiem jest wyszukanie odpowiedniego dla danej sprawy formularza. W trakcie jego wypełniania należy określić adresata (urząd, do którego kierowane jest pismo), uzupełnić pola formularza lub wprowadzić treść pisma i w razie potrzeby dołączyć załączniki. Następnie należy podpisać dokument korzystając z profilu zaufanego ePUAP lub certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po podpisaniu pismo zostanie wysłane na adres elektronicznej skrzynki podawczej wybranego urzędu. Na kolejnych ekranach prześledzimy szczegółowo poszczególne kroki tego procesu.

Logowanie do portalu ePUAP

Po wejściu na główną stronę portalu www.epuap.gov.pl należy kliknąć „Zaloguj się” na górze po prawej stronie. Na środku ekranu pojawi się formularz z polami „Login” i „Hasło”. W prawym górnym rogu okna widoczna jest opcja logowania przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego przeznaczona dla posiadaczy tzw. podpisu elektronicznego. W przypadku nieposiadania podpisu elektronicznego, należy w pola widoczne na ekranie wpisać login i hasło ustalone przy zakładaniu konta w portalu. Po kliknięciu przycisku „Zaloguj się” i poprawnej weryfikacji wprowadzonych danych proces logowania zostanie zakończony a dane użytkownika pojawią się w prawym górnym rogu strony.

Jak znaleźć sprawę – katalog spraw

Sprawę, którą chcemy załatwić w urzędzie za pośrednictwem portalu ePUAP, możemy znaleźć w katalogu, który jest dostępny m.in. po wybraniu pozycji „Katalog spraw” z głównego menu portalu. Sprawy zostały tam podzielone na grupy tematyczne a w ramach każdej z nich na tematy. Po kliknięciu właściwego tematu pojawi się lista spraw z nim związana. Po wybraniu konkretnej sprawy pojawi się jej strona informacyjna a kliknięcie przycisku „Załatw sprawę” przeniesie nas do edycji właściwego formularza.

Jak znaleźć sprawę – wyszukiwanie spraw

Jeżeli wiemy jak nazwać szukaną przez nas sprawę, to prostsze może okazać się skorzystanie z wyszukiwarki umieszczonej w górnej części portalu. Wyszukiwanie ułatwiają podpowiedzi pojawiające się już po wpisaniu kilku pierwszych liter. Wybranie pozycji, która na liście podpowiedzi wyróżniona jest linkiem i kolorem niebieskim, prowadzi bezpośrednio do strony informacyjnej danej sprawy. Po kliknięciu na niej przycisku „Załatw sprawę” zostaniemy przeniesieni do edycji właściwego formularza.

Wypełnianie formularza w portalu ePUAP

Po wejściu do edycji właściwego formularza w pierwszym kroku musimy ustalić jego adresata, czyli urząd, na którego elektroniczną skrzynkę podawczą trafi nasz dokument. W sekcji Adresat wybieramy z listy właściwy urząd. Możemy skorzystać z pola wyszukiwania, aby zawęzić listę. Po zaznaczeniu na liście właściwej pozycji zatwierdzamy ją wybierając „Zaadresuj”.

Następnie wypełniamy właściwy formularz, którego wygląd będzie się różnił w zależności od wybranej sprawy. Jeśli jest to potrzebne dołączamy załączniki. Gdy pismo jest gotowe wciskamy przycisk „Dalej”.

Pojawia się obraz gotowego pisma stworzonego na podstawie wypełnionego formularza oraz trzy przyciski: „Powrót do edycji” – pozwalający na modyfikacje i uzupełnienia wcześniej przygotowanego pisma, „Podpisz” - podpisanie pisma oraz „Wyślij bez podpisu” – wysłanie pisma, które jest identyfikowane kontem użytkownika, ale nie jest podpisane. To, czy pismo może być wysłane bez podpisu, opisane jest na jego stronie informacyjnej.

Po wybraniu „Podpisz” możemy wybrać dwa sposoby podpisywania: certyfikatem kwalifikowanym (tzw. podpisem elektronicznym) lub Profilem zaufanym ePUAP.

Po wybraniu metody podpisu Profilem zaufanym pojawi się okno do wpisania kodu autoryzacyjnego, który otrzymamy po chwili SMS-em lub e-mailem stosownie do opcji wybranej przy rejestracji profilu. Potem już tylko potwierdzamy wysłanie dokumentu i czekamy na załatwienie sprawy.

„Moja skrzynka” czyli osobista skrzynka pocztowa użytkownika

Wysłane pismo trafi do elektronicznej skrzynki podawczej odpowiedniego urzędu, gdzie zostanie przekazane do rozpatrzenia zgodnie z procedurami i rodzajem dokumentu. Odpowiedź na nie trafi do osoby składającej pierwotne pismo.

Zarówno złożone pisma jak i wszystkie odpowiedzi dostępne są w „Mojej Skrzynce” (czyli osobistej skrzynce użytkownika portalu ePUAP) odpowiednio w folderach „Wysłane” i „Odebrane”.

Podsumowanie modułu

W tej części kursu zostały wyjaśnione:

1. Przeznaczenie i sposób działania Regionalnej Platformy Komunikacji Elektronicznej oraz ePUAP

2. Sposób korzystania z RPKE oraz uwierzytelniania dokumentów elektronicznych

3. Rola RPKE i ePUAP jako dostępnej dla każdego formy komunikacji z urzędem

Ostatnia modyfikacja: wtorek, 8 grudzień 2015, 21:58