Podstawy prawne e-Administracji: Moduł 2

· ze znajomością uregulowań prawnych dotyczących e-administracji zawartych w kodeksie postępowania administracyjnego, w tym złożenie wniosku za pomocą formularzy elektronicznych;

· z wiedzą o urzędowych potwierdzeniach odbioru, możliwości przeglądania akt w formie elektronicznej i wydawania decyzji w formie elektronicznej;

· z nabyciem umiejętności wykorzystania zasad dot. e-administracji zawartych w Ordynacji podatkowej;

· z nabyciem umiejętności załatwienia drogą elektroniczną spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Zawartość merytoryczna tej części kursu obejmuje tematykę spraw realizowanych na podstawie kodeksu postępowania administracyjnego, w tym:

· złożenie wniosku,

· domniemanie zgody na załatwienie sprawy w formie elektronicznej,

· doręczenia,

· urzędowe potwierdzenia odbioru,

· przeglądanie akt w formie elektronicznej oraz,

· decyzja w formie elektronicznej.

· Spraw załatwianych na podstawie Ordynacji podatkowej.

· Spraw załatwianych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Załatwienie sprawy na podstawie kpa

Kodeks postępowania administracyjnego

Według Kodeksu Postępowania Administracyjnego sprawę można rozpocząć, a czasami w pełni zrealizować, drogą elektroniczną, wykorzystując elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej.

Natomiast przepisy dot. elektronicznej skrzynki podawczej reguluje inny akt prawny, czyli ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów publicznych.

Kodeks postępowania administracyjnego - wniosek

Wiele spraw administracyjnych należy rozpocząć od złożenia wniosku. W przypadku komunikacji elektronicznej wniosek przyjmuje najczęściej postać formularza elektronicznego. W tej części kursu przedstawimy przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego, które regulują kwestie związane z procedurami złożenia wniosku w postaci elektronicznej.

Kodeks postępowania administracyjnego

W artykule 39 Kodeksu postępowania administracyjnego określono, że uczestnik postępowania administracyjnego musi spełnić co najmniej jeden z poniższych warunków, aby doręczanie pism drogą elektroniczną było możliwe:

1) podanie w formie dokumentu elektronicznego złoży przez elektroniczną skrzynkę podawczą;

2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;

3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Kodeks postępowania administracyjnego

Inne punkty tego artykułu dopuszczają także możliwość, gdy to organ administracji publicznej zwróci się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego.

Takie wystąpienie o zgodę może mieć formę elektroniczną (np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail).

Natomiast jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego

Kodeks postępowania administracyjnego

Strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej lub innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Rzeczypospolitej Polskiej i nie działa za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązana wskazać w Rzeczypospolitej Polskiej pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Kodeks postępowania administracyjnego

Strony postępowania administracyjnego oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego.

Niestosowanie się do tego obowiązku skutkuje tym, że doręczenie pisma pod nieaktualny adres uznaje się z skuteczne.

Kodeks postępowania administracyjnego

W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające co najmniej trzy elementy:

• wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;

• wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;

• pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób.

kpa

W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma.

Uznanie pisma za doręczone

W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

Zawiadomienia mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się.

Dostęp do treści elektronicznych w systemie

W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone adresat pisma ma dostęp do treści pisma oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień przez okres co najmniej 3 miesięcy.

Nieodebrane pisma uważa się za doręczone

Artykuł 46 w zakresie warunków technicznych i organizacyjnych doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego wskazuje pośrednio na ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Doręczanie w sposób określony wyżej wymienioną ustawą następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, do którego składane jest pismo.

Elektroniczna skrzynka podawcza

Podania, w tym także żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, mogą być wnoszone (...) także za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Cechy podania elektronicznego

Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione przy użyciu określonych mechanizmów. Winno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej.

Podanie w formie elektronicznej powinno ponadto zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach i zawierać adres elektroniczny osoby wnoszącej podanie.

Domniemanie adresu nadawcy

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego, a gdy wniesiono je w innej formie i zawiera ono żądanie, doręczenie pism następuje na adres wskazany, przy czym w pierwszym piśmie poucza się adresata o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej.

Poświadczenie odbioru

Jeżeli osoba przesyłająca podanie zażąda potwierdzenia, wówczas organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania (niezależenie od formy podania - papierowej czy elektronicznej).

W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany adres elektroniczny.

Urzędowe poświadczenie odbioru - przykład

Slajd przedstawia przykładowe urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu elektronicznego wystawione dla Ministerstwa Finansów. Wśród informacji o dokumencie znajduje się identyfikator dokumentu, dokładna data i czas, skrót dokumentu, weryfikację struktury i inne identyfikatory.

Urzędowe poświadczenie odbioru

Urzędowe poświadczenie odbioru podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego powinno zawierać między innymi:

· informację o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej,

· pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Akta spraw

Art. 66a. § 1. Kodeksu postępowania administracyjnego mówi, że w aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej

Inne artykuły tego kodeksu precyzują kolejne zagadnienia związane z przeglądaniem akt, na przykład:

· Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony.

· Powyższego przepisu nie stosuje się do akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności „tajne” lub „ściśle tajne”, a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy.

Urzędowe poświadczenie odbioru

Sprawa administracyjna może kończyć sie decyzją. Zgodnie z zapisem art. 109 Kodeksu Postępowania Administracyjnego decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Również postanowienia organów administracji mogą być doręczane w taki sam sposób.

Załatwienie sprawy na podstawie Ordynacji podatkowej

Ordynacja podatkowa

Dzięki zapisom Ordynacji podatkowej istnieje możliwość składania deklaracji i innych pism urzędowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Część regulacji prawnych dotyczących tego tematu została przedstawiona w module 1 tego kursu.

Szczegółowych zapisów regulujących te kwestie jest więcej. Część z nich zawarto w rozporządzeniach.

Sposób przesyłania i rodzaje podpisu elektronicznego

Od 2002 roku właściwy minister wydał kilkadziesiąt rozporządzeń szczegółowo normujących sposoby przesyłania deklaracji.

Jednym z nich jest prezentowane Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone.

Znajdziemy tam informacje o zmianach w zakresie informacji jakie mają się znaleźć na wskazanych deklaracjach.

Sposób przesyłania i rodzaje podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny zdefiniowany w cytowanym rozporządzeniu, zapewniający autentyczność deklaracji i podań oparty jest na zestawie unikalnych danych w postaci elektronicznej dotyczących podatnika, płatnika lub podmiotu przesyłającego deklarację lub podanie.

Oznacza to, że zamiast podpisu elektronicznego profilu ePUAP, czy płatnego podpisu weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem można (do wybranych deklaracji i innych dokumentów) użyć odpowiedniego zestawu danych (np. informacji z deklaracji składanych w latach ubiegłych).

O podpisach elektronicznych cd.

Ordynacja podatkowa wraz z powiązanymi aktami wykonawczymi (np. rozporządzeniami) i innymi ustawami (w tym ustawą o podpisie elektronicznym) dopuszczają używanie następujących rodzajów podpisów elektronicznych:

· Podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem (płatny).

· Podpis elektroniczny profilu zaufanego ePUAP.

· Podpis elektroniczny oparty na zestawie unikalnych danych w postaci elektronicznej dotyczących podatnika, płatnika lub podmiotu przesyłającego deklarację lub podanie.

Nie dotyczy wójtów, burmistrzów

Nie wszystkie deklaracje można składać korzystając z zapisów ordynacji podatkowej. Artykuł 3d stanowi, iż składanie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta), staroście i marszałkowi województwa regulują odrębne przepisy.

Na komunikację musi być zgoda

Organ podatkowy może zwrócić się do obywatela (podatnika, płatnika lub inkasenta) o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego we wszystkich sprawach podatkowych załatwianych przez ten organ.

Oczywiście obywatel może się nie zgodzić, wówczas komunikacja realizowana jest drogą tradycyjną.

W przypadku, kiedy zgoda zostanie wyrażona, organ podatkowy informuje o skutkach prawnych wynikających z wyrażenia tej zgody.

Identyfikacja na portalu podatkowym

Artykuł 3f ordynacji podatkowej zawiera dopuszczalne metody uwierzytelniania podatników, płatników, inkasentów, ich następców prawnych oraz osób trzecich na portalu podatkowym.

Są dwie możliwości:

• Użycie danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego lub

• zastosowanie profilu zaufanego ePUAP w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Rozporządzenie regulujące kwestie szczegółowe

Sama ordynacja podatkowa nie precyzuje wszystkich ważnych kwestii.

W rozporządzeniach (aktach wykonawczych do tej ustawy) znajdziemy między innymi:

· zakres i warunki korzystania z portalu podatkowego, mając na względzie potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych we wnioskach, deklaracjach i pismach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem;

· inny sposób identyfikacji na portalu podatkowym niż przewidziany w § 1 ordynacji podatkowej, mając na względzie potrzebę upowszechniania kontaktów z organami podatkowymi za pośrednictwem portalu podatkowego oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, poufności i pewności w procesie identyfikacji (przykład takiego zapisu został już wcześniej zaprezentowany).

Co regulują inne rozporządzenia

W ordynacji podatkowej znajdziemy też odwołania do rozporządzeń, które:

· wymieniają rodzaje spraw, które mogą być załatwiane z wykorzystaniem portalu podatkowego, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz charakter tych spraw;

· wskazują organy podatkowe, które załatwiają sprawy z wykorzystaniem portalu podatkowego, mając na względzie usprawnienie pracy urzędów i obsługi podatników, płatników, inkasentów, ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Terminy i poświadczenie odbioru

W kontaktach z organem podatkowym często ważnym elementem jest zachowanie odpowiednich terminów (np. w odpowiednim czasie złożenie deklaracji podatkowej). Należy jednak zwrócić uwagę na zapis artykułu 12 § 6 ordynacji podatkowej, w myśl którego istnieje opcja wysłania dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, jednak termin zostanie zachowany wówczas, gdy nadawca otrzyma w tym terminie urzędowe poświadczenie odbioru. Samo wysłanie formularza nie daje więc pewności, że obowiązek podatkowy został w terminie zrealizowany.

Wybrane działania wymagają podpisu z certyfikatem kwalifikowanym

W niektórych przypadkach ustawodawca wprost przewiduje konieczność zastosowania podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem. Art. 14c. § 4 ordynacji podatkowej zawiera jeden z przykładów, gdzie dokument w formie elektronicznej musi być opatrzony takim właśnie płatnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym zaufanym profilem ePUAP. W tym przypadku jest to tzw. indywidualna interpretacja, czyli taki dokument, który zawiera ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny.

Usługi płatnicze

Innym przykładem zapisu ordynacji podatkowej dotyczącej e-administracji jest artykuł 60. Dopuszczono w nim możliwość składania zleceń płatniczych na rzecz organów podatkowych również w formie dokumentu elektronicznego. Do tego celu należy korzystać z oprogramowania udostępnionego przez banki lub innego dostawcę usług płatniczych. W tej kwestii ordynacja podatkowa odwołuje się jednak do ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych.

Również rozliczanie płatności na rzecz organów podatkowych następuję poprzez międzybankowy system rozliczeń elektronicznych w krajowej organizacji rozliczeniowej lub poprzez system elektronicznych rozrachunków międzyoddziałowych Narodowego Banku Polskiego.

Sprawy podatkowe w ePUAP

Dostęp do elektronicznych usług związanych z podatkami możliwy jest za pomocą platformy ministerstwa finansów, dostępnej pod adresem www.finanse.mf.gov.pl/ i za pomocą platformy ePUAP.

Po wybraniu konkretnego urzędu system wyświetla jego profil i pełny katalog spraw, które można w nim załatwić. Wybór opcji: podatki, opłaty i cła umożliwi wyświetlenie spraw związanych z kluczową działalnością urzędów skarbowych – z podatkami.

Deklaracje podatkowe w ePUAP

Zakładka podatki, opłaty, cła zawiera listę spraw w postaci interaktywnych przycisków. Po wybraniu odpowiedniej sprawy wyświetlone zostanie więcej szczegółów dotyczących sposobu jej załatwienia, właściwego organu, regulacji prawnych, procedur, czasu realizacji i wymaganych dokumentów.

Portal podatkowy i e-Deklaracje

W portalu podatkowym umieszczono wzory formularzy i deklaracji oraz udostępniono do pobrania program e-Deklaracje.

W poradniku podatnika zawarta jest rozbudowana baza wiedzy.

Praca z programem e-Deklaracje

Po pobraniu i zainstalowaniu programu e-Deklaracje można rozpocząć wypełnianie formularzy elektronicznych.

Wprowadzone dane identyfikacyjne podatnika zostaną automatycznie przeniesione do interaktywnych formularzy.

Praca z programem e-Deklaracje

Po wysłaniu deklaracji należy pobrać i zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jest ono dowodem traktowanym na równi z dowodem nadania listu poleconego, czy potwierdzeniem złożenia PiT-u w urzędzie skarbowym.

Załatwienie sprawy przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Platforma usług elektronicznych PUE ZUS

Platforma Usług Elektronicznych ZUS dostępna jest pod adresem pue.zus.pl.

Na Platformie Usług Elektronicznych ZUS świadczone są trzy kategorie usług:

- ogólne usługi informacyjne - dostępne dla każdej osoby, odwiedzającej portal;

- dedykowane usługi informacyjne - dostępne dla osób, które utworzyły własne konto na PUE ZUS;

- zaawansowane usługi dedykowane - dostępne dla osób, które posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP. Więcej informacji o rejestrowaniu na platformie znajduje się w module pierwszym kursu Podstawy prawne e-administracji: podstawowe zagadnienia.

PUE ZUS konfiguracja profilu

Rejestracja na Platformie Usług Elektronicznych ZUS dla osób nieposiadających profilu zaufanego lub bezpiecznego podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym odbywa się dwuetapowo. Konieczne jest potwierdzenie tożsamości i wizyta w oddziale ZUS. Po dokonaniu weryfikacji w ZUS można rozpocząć korzystanie z usług oferowanych przez platformę ZUS.

PUE ZUS konfiguracja konta

Aby wysyłać dokumenty i wnioski do ZUS należy powiązać posiany profil zaufany ePUAP lub certyfikat kwalifikowany ze swoim kontem na PUE ZUS. Portal oferuje pomoc, umożliwia łatwą orientację i wprowadzanie zmian.

PUE ZUS przegląd usług

Kluczową pozycją w menu portalu jest katalog usług elektronicznych zawierający listę usług i umożliwiający ich filtrowanie, przeszukiwanie i wybór usługi do realizacji. Na stronie www.zus.pl dostępna jest rozbudowana pomoc dotycząca katalogu usług ZUS i obsługi portalu usług elektronicznych ZUS.

Ostatnia modyfikacja: środa, 31 październik 2018, 22:32